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政府OA项目选型四大关键因素分析

[ 文章来源:   发表时间:2015-08-16 17:38:55 ]

  OA办公自动化系统已经深入人心。不仅在企业中应用广泛,在政府部门中也在不断的推广。不过政府部门作为国家的衙门,与普通的企业有比较大的不同。笔者这里结合自己的实际项目案例,谈谈政府部门在OA项目中,该如何选型?

  一、政府应以集团公司的角度来选择OA系统

  在政府部门中选择OA系统,应该以集团公司的角度去考虑,而不是单公司的产品。为什么这么说呢?因为无论是哪个政府部门,都有上下级,也有同级的部门。如以一个省为例。有省农业部门,也有各个地级市的农业部门。地级市的农业部门需要向省级部门汇报工作,各个地级市的农业部门之间也会有协同的内容。如果从企业架构来看,省农业部门就好像是企业的集团公司,而各个地级市的农业部门就好像是子公司。

  在这种大背景下,笔者建议OA系统选型时,最好以上级部门,如以省农业部门作为牵头部门进行选型。如果各个部门单独选型的话,不但总体的信息化成本会增加,企业各级部门之间如果选择的软件不一样,还需要做整合的操作。勿庸置疑,这是一个不明智的做法。

  上面笔者建议的是选型的主体。另外以集团公司角度进行选型,关注的还有集团的管控问题。简单的说,上级部门与下级部门、下级部门之间的信息即需要相互独立,又需要有相互的联系。如上级部门需要有能力决定,哪些信息是所有下级部门都可以看到的,如放假信息、常规的公告等等。而有些信息,可能只有上级部门才可以看到。在选型时,需要注意,各个部门之间即相互联系、协作,又相互独立。

  从以上的分析中,我们可以得到一个基本的结论。政府部门从组织架构上来看,就是一个集团公司。为此在选择OA等办公软件时,要从集团的角度出发。上级单位作为选型的主体,为下级部门选择同一个OA办公系统。这不仅可以降低成本,而且还可以提高相互之间协作的效率。

  二、OA系统需要有出色的会议易倍体育app模块

  作为政府部门,我们都知道,一个突出的特点就是会议多。为此在OA系统中,就要有比较突出的会议易倍体育app功能。会议易倍体育app模块可以做的很简单,如只是一个会议通知、会议记录等相关内容。但是也可以做的很复杂。如需要有会议室的预约功能、会议决议的追踪、会议取消的自动通知等相关功能,而且最好能够与移动商务平台结合,直接将相关通知发送到用户的手机上。

  当然天下没有免费的午餐。功能越强、产品线越完整,其相对的价格也就越高。为此在实际工作中,往往需要更多的付出。不过政府部门一般都是财大气粗的,资金对他们来说并不是大问题。只需要产品功能完善即可。

  所以无论从实施方还是从政府部门的角度出发,笔者都建议在选择OA系统时,要额外的关注一下会议易倍体育app模块的相关内容。最好是系统中有一个现成的、完整的解决方案。而不是自定义开发的。根据笔者的项目经验,如下功能一般都需要具备的。会议通知(最有与移动商务平台结合)、会议室易倍体育app、会议进度追踪、会议看板等等。不同的政府部门,可以根据自己单位的实际情况进行选择。做的好的单位,还会与考勤结合。如在会议室门口会有一个考勤机。参加会议的人员只需要刷一下工卡,考勤系统就会纪录下这个员工参加会议的时间。然后将这个数据通过接口传递到OA系统。系统就会自动判断缺勤与迟到的人数,作为后续考核的依据。

  三、需要有严格的审批程序

  政府部门虽然没有多少的机密信息,但是保密级别确比任何企业的高。如果需要发布一个消息,可能需要有多道审批程序。这也是政府部门一个特有的现象。即使是一个全国统一放假通知,也需要有好几道审批环节。所以在OA系统中,这审批模块也需要有完善的解决方案。

  如消息发布审批策略要能够支持根据文件的类别来设置不同的审批环节。通常情况下,单位员工在创建文件时首先会对文件进行归类,如A类、B类或者C类。然后根据不同的类别,就会有不同的审批环节。如A类文件,可能只需要经过一道审批即可。而C类文件,则需要经过五到审批等等。为此在OA系统中,要能够根据不同的文件类别,来设置不同的审批环节与层次。虽然普通企业中也有这方面的需求,但是要求并没有这么高。

  总之,在政府部门中,会额外的重视这个文档的审批环节。在OA系统中,要有灵活的设置机制。最好能够在不用代码开发的情况下,让系统易倍体育app员可以进行自定义设置。以提高系统的灵活性,来适应不同审批过程的需要。

  四、要有丰富的接口

  政府部门,如民政局,还有一个比较有特色的地方。其客户群体(虽然一般政府都不把老百姓当作客户)是广大的人民群众。随着信息化的推广,不少部门已经在互联网上开通了网上办公业务。如婚姻登记网上预约、网上投诉等等。作为OA系统,需要有丰富的接口,能够与这些系统进行整合。

  举一个简单的例子。如网上婚姻登记预约。一旦预约成功,这个预约平台应该能够将相关的信息放松到部门的OA平台。等到员工一上班,就可以看到预约方的相关信息。如此的话,可以便于员工事先安排工作。再如网上投诉等等,也需要与OA系统进行有效的整合。做的好的单位,相关用户在解答用户的投诉时,可以直接在OA系统中完成。两个平台可以自动进行数据的交互。

  这些新的信息化需求,都要求OA系统有比较丰富的接口。通过少量的代码开发,甚至在不开发的状况下,就可以完成系统的整合。为此笔者一般建议,有条件的政府单位最好选择那些平台型的OA系统,以方便与系统的整合。或者是那些有着国际标准的产品。也可以通过中间件等技术来实现产品之间的整合。

  从以上的分析中可以看出,政府跟普通的企业还是有比较大的差异。为此在OA等信息化项目选型上,还是有一定的差异。



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